Благодарим ви за големия интерес към нашия уебинар “Преминаване към Електронна трудова книжка. Ние сме готови!”. Тук ще откриете отговори на всички въпроси, които зададохте по време на събитието. Убедени сме, че сега сте напълно подготвени за плавния преход към е-Трудовата книжка!
Крайната дата, до която се изчислява трудовият стаж при нанасянето на финалния запис в трудовата книжка, е 01.06.2025 г.
Не, смените не подлежат на вписване в електронния трудов запис в новия Регистър на заетостта.
Към настоящия момент няма такова потвърждение от страна на НАП. Би следвало данните да са налични само на български език.
Единственият вид електронен подпис, с който ще може да се достъпват данните в новия регистър и да се подават електронни трудови записи, е квалифицираният електронен подпис.
Да, добра практика е трудовият стаж да се включва в трудовия договор заедно с основната заплата. Само основната заплата се декларира с електронен трудов запис в новия регистър. За целта, в случай че договорите заплата в брутен размер, е необходимо да включите и разбивка – размер на основната заплата и на допълнителното възнаграждение за трудов стаж и професионален опит.
Не, всякакви видове отпуски (включително изброените) не подлежат на вписване в новия регистър чрез електронен трудов запис.
Сроковете за подаване на корекция на данни с електронния трудов запис не са нормативо уредени. Би следвало най-късно до денят на постъпване да може да се подаде корекция.
Дата и основание за прекратяване на правоотношението не се попълват, защото правоотношението с този служител не се прекратява считано от 01.06.2025 г., а единствено се нанася продължителността на трудовия стаж, положен от служителя при настоящия му работодател към 01.06.2025 г.
Крайният срок за финално оформяне и връщане на трудовите книжки е 01.06.2026 г. Стига този срок да бъде спазен, работодателят ще е изпълнил надлежно задължението си.
При изгубена трудова книжка, служителят трябва да подаде заявление до Инспекция по труда за възстановяване на трудовата книжка, към което да приложи документи от предишни работодатели, удостоверяващи трудов стаж.
Предвидено е, че в срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г., работодателите оформят трудовите книжки на служителите, като в трудовата книжка се записва продължителността на трудовия стаж, положен от служителя при него към 1 юни 2025 г. В 7-дневен срок от прекратяване на трудовото правоотношение, работодателят ще е длъжен да подаде електронен трудов запис. При прекратяване в периода 01.06.2025 г. до 01.06.2026 г., данните за прекратяването не се изисква да бъдат нанесени и в трудовата книжка.
При нанасянето на финалния запис в трудовата книжка, следва да се въведат начална и крайна дата на продължителността на трудовия стаж, както следва- от датата на постъпване на работа на този служител при настоящия работодател до 01.06.2025 г. Ако трудовото правоотношение със служителя бъде прекратено след тази дата, се подава електронен трудов запис за прекратяването и то не се нанася в трудовата книжка.
Трудовата книжка ще продължи да бъде официален удостоверителен документ по отношение на вписаните в нея обстоятелства до датата 01.06.2025 г. Изрично уредено е също така, че първоначалните данни в новосъздадения регистър ще бъдат въведени от НАП на база на регистъра на трудовите договори. Това означава, че всички данни, подавани с Уведомлението по чл. 62, ал. 5 от КТ, би следвало да бъдат налични в новия регистър. Предстои да разберем точно каква информация ще съдържа новия регистър по отношение на трудовата заетост преди 01.06.2025 г. и дали ще може с него да се доказва стаж преди 01.06.2025 г. Но задължение за работодателя след 01.06.2025 г. да прехвърля данни за трудов стаж от трудовата книжка в новия регистър не е уредено.
Това е важен въпрос, който и ние сме идентифицирали и отправили към институциите. В момента не е ясно дали след създаването на регистъра ще трябва да се подава електронен трудов запис от работодателя за актуализиране на информацията например по отношение на заплата, и за въвеждане на данни, които досега не са присъствали в уведомлението – като работно време, платен годишен отпуск, както и актуализиране на новия код за работа от разстояние (99999) например. Не е уредено изрично законово задължение за работодателите да въвеждат данни от хартиената трудова книжка в новия регистър. Предстои да разберем. Преди 01.06.2025г. уведомление по чл. 62, ал. 5 от КТ за промяна на основна заплата не се подава.
Към момента не е предвиден нарочен ред за сигнализиране и бъдещо поправяне на несъответствия, пропуски или грешки при пренасяне на данни от единия в другия регистър.
Уредено е, че в срок до 01.06.2025 г. изпълнителният директор на Националната агенция за приходите трябва да изгради Регистъра на заетостта. На този етап не е обявено дали ще има демо версия, нито има информация на какъв етап е изграждането на регистъра. Със сигурност създаването на демо версия би улеснила работодателите. Следим темата и ще Ви информираме допълнително. Към днешна дата не е прието по законодателен път удължаване на приетите срокове.
НАП все още не е издал официални инструкции относно преминаването към електронен трудов запис. Становището ни по темата е изцяло въз основа на приетата нормативна уредба. Много въпроси остават все още остават неизяснени, поради което следим темата.
Предстои да разберем, след като регистърът бъде създаден, дали за целите на осигуряване на достъп до него ще е необходима допълнителна процедура за включване на тази услуга в електронните подписи на пълномощниците.
Служителят ще може да сигнализира на работодателя за забелязания пропуск/несъответствие. Ако сроковете за подаване на електронен трудов запис или на корекция на този запис не са изтекли, работодателят ще може да направи съответния запис. Но ако сроковете са изтекли, е нужно подписване на ново допълнително споразумение и подаването на запис въз основа на него. В определени хипотези е уредено и Инспекцията по труда да подава електронен трудов запис, ако работодателят не е изпълнил задължението си – например ако работодателят отказва или не може да извърши вписване въз основа на влязло в сила съдебно решение за: продължителността на трудов стаж / признаване за незаконно на уволнението / поправка на основанието за прекратяване.
Работодателите ще могат да достъпват новия регистър и да подават електронни трудови записи в него чрез квалифициран електронен подпис. След създаването на регистъра ще бъде ясно какви ще бъдат конкретните стъпки по регистрация на работодателите в него.
След създаването на регистъра ще има яснота откъде ще може да се достъпва той, но при всички случаи, за да може служителят да се идентифицира, ще трябва да разполага с ПИК код от НАП или квалифициран електронен подпис.
Предвидено е, че всяко лице ще може да заяви и получи достъп до данните си от регистъра – на хартиен носител или електронно. Би следвало този документ да може да се представи на бъдещия работодател. Какво ще съдържа този документ, предстои да разберем, след като регистърът бъде създаден.
Вписва се целият трудов стаж на служителя – от постъпването му на работа при настоящия работодател до прекратяването му, а не само този след 01.06.2025 г., защото не е уредено изрично такова ограничение.
При изпуснат тридневният срок за подаване на електронен трудов запис за регистрация на сключен трудов договор, такава регистрация може да се извърши от работодателя само след влязло в сила задължително предписание от контролните органи на Инспекцията по труда. Предстои да разберем дали подаването на електронния трудов запис в тази хипотеза ще се извършва само на място или ще се създаде техническа възможност за подаване и по електронен път.
Не, обезщетенията по чл. 331 от КТ не подлежат на вписване в новия регистър. Ще подлежат на деклариране само изплатените обезщетения при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и/или ал. 3 от Кодекса на труда (поради пенсиониране и поради болест). Всякакви други обезщетения, изплатени на служителя по трудовото правоотношение или след прекратяването му, не подлежат на вписване в новия регистър.
Работодателят е длъжен да подаде електронния трудов запис в 7-дневен срок от датата на изплащане на обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и/или ал. 3 от Кодекса на труда. Това на практика би означавало, че ако обезщетението бъде изплатено няколко дни след подаването на електронния запис за прекратяване на трудовия договор, ще е нужно да се подаде втори запис само за целите на декларирането на изплатеното обезщетение, макар и лицето вече да е напуснал служител. По отношение на въпроса дали към тази дата работодателят ще има достъп и до данните в единния му електронен трудов запис, след като служителят вече е със статут на напуснал, ще разберем едва след като регистърът бъде създаден.
Към днешна дата не е уредено задължение за определено лице или за държавен орган да вписва в новия регистър информация за изплатено обезщетение за безработица.
Да, би следвало в този случай да могат да се регистрират сключените нови допълнителни споразумения с масово подаване на електронни трудови записи за всички служители наведнъж. Но докато Регистърът на заетостта не бъде създаден, няма как да знаем със сигурност чисто технически дали ще бъде възможно това и как точно ще се случва.
Не е предвидено да се вписва осигурителен стаж . В електронния трудов запис ще се декларира само продължителността на времето, което се и което не се признава за трудов стаж.
Може да се направи корекция на стартовата дата до нейното настъпване.
Ако служител представи документ, доказващ трудов стаж, който съобразно Вътрешните правила за работна заплата се признава от работодателя за сходен на длъжността, която лицето заема, то за работодателя възниква задължение да заплати допълнително възнаграждение за трудов стаж и професионален опит, взимайки предвид и този стаж, считано от момента на представяне на съответния документ.
Трудовият стаж, въз основа на който се изчислява допълнителното възнаграждение за трудов стаж и професионален опит, се изчислява от работодателя, въз основа на официални удостоверителни документи, представени от служителя.
Не, при прехвърляне на платен годишен отпуск не се подава електронен трудов запис. При сключването на трудов договор и при сключването на допълнително споразумение за промяна на платен годишен отпуск, в електронния трудов запис се декларира броят на работните дни уговорен платен годишен отпуск (общо по договор/анекс, а не колко реално е ползван или прехвърлен). При прекратяване на правоотношението, в електронния трудов запис се декларира броят работни дни използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяване.
Основанието, въз основа на което е предвидено да се подава електронен трудов запис за промяна на платен годишен отпуск, е сключено допълнително споразумение. Остава неразрешен въпросът дали въз основа на други документи и в други хипотези също следва да се подава електронен трудов запис, както е в посочените от Вас примери, за което сме отправили официално запитване.
При прекратяване на трудовия договор, този отпуск не подлежи на вписване. Декларира се само използваният платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяване на трудовото правоотношение (в посочения от Вас пример – само използваният отпуск за 2025 г.)
Този код влиза в сила от 01.06.2025 г. и се прилага само за работещите от разстояние от повече от едно населено място. Служителите, които са командировани в чужбина в рамките на предоставяне на услуги, докато се върнат от командировка, както и служителите, за които естеството на работа предполага мястото им на работа да е от повече от едно населено място (като някои шофьори например), ще останат със стария код – 00000.
Ако промяната на мястото на работа води след себе си до промяна на кода по ЕКАТТЕ, то в тридневен срок от изменението следва да се подаде електронен трудов запис. Например, ако до този момент служителят е работил от разстояние от адрес в гр. София и ще продължи да работи от разстояние от друг адрес в гр. София, то електронен трудов запис не се подава, тъй като се запазва ЕКАТТЕ кодът за гр. София („68134“). Ако до този момент служителят е работил от два адреса от разстояние – единият в гр. София, а другият в гр. Бургас, и предстои да работи от други два града – гр. Видин и гр. Варна – то отново няма промяна на ЕКАТТЕ кода, тъй като при работа в повече от едно населени места кодът е един и същ („00000“ до 01.06.2025 г. и „99999“ след 01.06.2025 г.). Ако до този момент служителят е работил от два адреса от разстояние – единият в гр. София, а другият в гр. Бургас, и предстои да работи само от адреси в гр. София, то ще е налице промяна на ЕКАТТЕ кода (от „00000“/„99999“ на „68134“), което изисква подаване на електронен трудов запис.
В новия регистър на заетостта всеки работодател ще е длъжен да подава електронни трудови записи при сключване, изменение и прекратяване на трудовото правоотношение.
Дневникът за трудовите книжки е уреден в Наредбата за трудовите книжи и трудовия стаж (Преименувана на Наредба за трудовия стаж). Разпоредбите, които уреждат задължението на работодателя да води такъв дневник, се отменят считано от 01.06.2025 г. Това означава, че считано от тази дата отпада задължението на работодателя да води дневник за трудовите книжки, но за да може да докаже пред контролните органи, че е изпълнил надлежно задължението си за периода преди 01.06.2025 г., препоръчваме да продължите да пазите своя дневник.
Да, 10-дневният срок при промени, касаещи работодателя, се запазва и след 01.06.2025 г.
Всички права и задължения за страните възникват по силата на закона – въз основа на приетата правна уредба. Не се изисква тяхно пренасяне и във вътрешни правилници на работодателя, за да имат те обвързващо действие за страните. Ако във връзка с преминаване към електронен трудов запис бъдат преразгледани вътрешни политики, свързани с отразяване на трудово възнаграждение, платен годишен отпуск и/или работно време, това би могло да доведе до нужда от редакции на вътрешните правила.
Процедурата и сроковете са същите, като при изменение на заплатата с допълнително споразумение.
Основанието за подаване на електронен трудов запис за промяна на основна заплата е сключено допълнително споразумение или заповед на работодателя при едностранно увеличение на основната заплата. В електронния трудов запис се декларира и датата на подписване на съответния документ и считано от нея започва да тече и законовия срок за подаване на този запис, поради което подписан документ за изменението следва да има.
Работодателят е длъжен да подаде електронен трудов запис в тридневен срок от изменението на трудовото правоотношение, като се съобрази с изискването на Кодекса на труда относно необходимостта при всяко изменение на трудовото правоотношение най-късно до влизането в сила на изменението да предостави на работника или служителя необходимата писмена информация, съдържаща данни за извършените промени. Предстои да получим потвърждение от НАП относно описаната във въпроса възможност.
Увеличение на заплата със задна дата няма да бъде възможно след 01.06.2025 г., тъй като това събитие подлежи на регистриране – чрез подаване на електронен трудов запис, в 3-дневен срок от изменението на трудовото правоотношение.
Не, не може да се издаде заповед с дата 01.02.2026 г. и дата на влизане в сила от 01.01.2026 г., защото е предвидено електронният трудов запис да се подаде в 3-дневен срок от изменението на трудовото правоотношение.
Не, с електронния трудов запис ще се декларира единствено основната заплата. Всякакви допълнителни възнаграждения, с постоянен характер или не, не подлежат на вписване в Регистъра на заетостта.
Декларира се дали работното време се изчислява при определена дневна или седмична продължителност, както и продължителност на работното време в точен брой часове – от 1 до 8 при избрана дневна и от 1 до 40 при избрана седмична продължителност на работното време.
При сумирано изчисляване на работното време (СИРВ), коректно би било описването на работното време в дневна продължителност. В този случай ще се посочва цяло число от 1 до 8. СИРВ се въвежда допълнително със заповед на работодателя. Избраният брой работни часове по трудов договор ще има значение за определяне на нормата за продължителност на работното време, която служи за изчисляване на извънредния труд за избрания период на отчитане.
Информацията по поставените въпроси се предоставя на база действащата към момента нормативна уредба. Възможни са бъдещи изменения в законодателството, както и различни тълкувания от страна на компетентните институции. По въпросите, които към настоящия момент не са изрично уредени, са отправени официални запитвания до съответните органи. След получаване на официални становища, същите ще бъдат своевременно комуникирани.
Thank you for the great interest in our webinar “Transition to the Electronic Employment Record Book. We Are Ready!” Here, you will find answers to all the questions you asked during the event. We are confident that you are now fully prepared for a smooth transition to the e-Employment Record Book!
The end date up to which the length of service is calculated when making the final entry in the employment record book is June 1, 2025.
The date and legal ground for termination of the employment relationship are not to be completed, as the employment relationship with the employee is not being terminated as of June 1, 2025. Instead, only the duration of the employee’s length of service with the current employer as of June 1, 2025 is to be entered.
The final deadline for completing and returning the employment record books is June 1, 2026. Provided that this deadline is observed, the employer will have duly fulfilled their obligation.
In the event of a lost employment record book, the employee must submit an application to the Labour Inspectorate for the restoration of the employment record book. The application must be accompanied by documents from previous employers certifying the employee’s length of service.
It is stipulated that until June 1, 2026 – or upon termination of the employment relationship during the period from June 1, 2025 to June 1, 2026 – employers shall finalize the employment record books by recording the length of service completed by the employee with the respective employer as of June 1, 2025.
Within 7 days of termination of the employment relationship, the employer will be required to submit an electronic employment record.
If termination occurs during the period between June 1, 2025 and June 1, 2026, it is not required to record the termination data (date and legal ground) in the paper employment record book.
When entering the final record in the employment record book, both the start date and the end date of the length of service should be recorded, as follows: from the date the employee commenced work with the current employer up to June 1, 2025.
If the employment relationship is terminated after this date, an electronic employment record for the termination must be submitted, and the termination is not to be recorded in the employment record book.
The employment record book will continue to serve as the official certifying document for circumstances recorded therein up to June 1, 2025.
It is explicitly stipulated that the initial data in the newly established electronic register will be entered by the National Revenue Agency (NRA) based on the register of employment contracts.
This means that all data submitted through the Notification under Article 62, Paragraph 5 of the Labour Code should be available in the new register.
It remains to be clarified exactly what historical information will be included in the new register regarding employment prior to June 1, 2025, and whether it will be valid as proof of service for that earlier period.
However, there is no legal obligation imposed on employers to transfer or enter employment service data from the employment record books into the new register after June 1, 2025.
This is an important question that we have also identified and raised with the relevant authorities.
At this time, it is unclear whether, following the creation of the register, employers will be required to submit an electronic employment record to update information—such as salary—or to introduce data not previously included in the official notification, such as working hours, paid annual leave, or to reflect the new code for remote work (99999), for example.
There is currently no explicit legal obligation for employers to transfer data from paper employment record books into the new register.
It remains to be clarified.
Before June 1, 2025, employers are not required to submit a notification under Article 62, Paragraph 5 of the Labour Code for changes in the base salary.
Up until now, there is no established procedure for notifying or subsequently correcting inconsistencies, omissions or errors during the data transfer from one register to the other.
It is stipulated that by June 1, 2025, the Executive Director of the National Revenue Agency (NRA) must establish the Employment Register. At this time, it has not been announced whether a demo version will be available, nor is there public information on the current stage of development of the register. Certainly, the availability of a demo version would facilitate employers’ preparations. We are closely monitoring the matter and will keep you informed. As of today, no legislative changes have been adopted to extend the currently established deadlines.
The NRA has not yet issued official guidelines regarding the transition to the electronic employment record. Our position on the matter is based entirely on the adopted legislative framework. Many questions remain unresolved, and we are therefore closely monitoring the developments.
It remains to be seen whether, once the register is established, an additional authorization procedure will be required in order to grant access to the service, i.e. integration of the new service into the digital signatures of authorized representatives.
The employee will be able to notify the employer of any identified discrepancy or omission.
If the statutory deadlines for submitting or correcting an electronic employment record have not yet expired, the employer will be able to submit the necessary entry or correction.
However, if the deadlines have already passed, it will be necessary to sign a new additional agreement and submit a new record based on it.
In certain cases, it is also provided that the Labour Inspectorate may submit the electronic employment record—specifically when the employer has failed or refused to perform the entry based on an enforceable court decision, such as:
-
a ruling on the length of employment service,
-
a judgment declaring the dismissal unlawful, or
-
a decision to amend the legal ground for termination.
Employers will be able to access the new register and submit electronic employment records using a Qualified Electronic Signature (QES).
Once the register has been established, the specific steps for employer registration and access to the system will be announced.
Once the register is established, it will become clear through which platform access will be provided.
In any case, in order for the employee to identify themselves, they will be required to possess either a Personal Identification Code (PIC) issued by the NRA or a Qualified Electronic Signature (QES).
It is foreseen that every individual will be able to request and obtain access to their personal data from the employment register – either on paper or electronically. This document should be eligible for submission to a prospective employer. The exact content and structure of this extract remain to be clarified once the register has been established.
The entire length of service with the employer is to be recorded—from the employee’s initial start date with the current employer up to the termination date.
There is no explicit provision limiting the record to only the period after June 1, 2025.
If the three-day deadline for submitting an electronic employment record for the registration of an executed employment contract is missed, such registration may be performed by the employer only after the issuance and enforcement of a mandatory instruction from the Labour Inspectorate’s control authorities.
It remains to be clarified whether, in this scenario, the submission of the electronic employment record will be possible only in person, or whether a technical solution for electronic submission will be made available.
No, compensations under Article 331 of the Labour Code are not subject to entry in the new employment register.
Only compensation paid upon termination of the employment relationship on the grounds of Article 222, Paragraphs 2 and/or 3 of the Labour Code—due to retirement or illness—must be declared.
Any other compensation paid to the employee during or after the employment relationship does not require entry in the new register.
The employer is obliged to submit the electronic employment record within 7 days from the date of payment of compensation upon termination of the employment relationship on the grounds of Article 222, Paragraphs 2 and/or 3 of the Labour Code (due to retirement or illness).
In practice, this means that if the compensation is paid a few days after the submission of the termination record, a second electronic record will have to be submitted specifically for the purpose of declaring the compensation, even though the person is already a former employee.
As for whether the employer will retain access to the individual’s Unified Electronic Employment Record after the employee’s status changes to “former”, this remains to be determined once the register is fully established.
As of today, there is no legal obligation for any individual or state authority to enter information into the new register concerning the payment of compensation for unemployment.
Yes, it is expected that in such cases, the newly executed additional agreements can be submitted through bulk entry of electronic employment records for all affected employees simultaneously.
However, until the Employment Register is officially created, it remains uncertain from a technical standpoint whether and how such bulk submissions will be possible.
The entry of the insurance length of service is not submitted.
The electronic employment record will declare only the duration of the period that is recognized or not recognized as length of employment service.
The deadlines for submitting corrections to the electronic employment record are not explicitly regulated by law.
However, it is expected that a correction can be submitted no later than the actual start date of employment.
If the employee submits a document proving work experience which, under the Internal Rules for Remuneration, is recognized by the employer as relevant to the position held, the employer is legally obliged to pay additional remuneration for length of service and professional experience, taking this period into account from the date the official document is submitted.
The length of service, based on which the additional remuneration for length of service and professional experience is calculated, shall be determined by the employer, based on official supporting documents submitted by the employee.
No, an electronic employment record is not submitted in the case of transferring unused paid annual leave.
At the time of concluding the employment contract or signing an additional agreement to amend the terms of paid annual leave, the electronic employment record must declare the total number of working days of agreed paid annual leave (as per contract or annex—not the number actually used or transferred).
Upon termination of the employment relationship, the electronic employment record must declare the number of working days of paid annual leave used, for the calendar year of termination.
The legal basis for submitting an electronic employment record for changes to paid annual leave is the execution of an additional agreement.
It remains unclear whether, in other scenarios or based on different documents—such as the examples you mentioned—an electronic employment record must also be submitted.
An official inquiry has been sent on this matter.
Upon termination of the employment contract, this type of leave is not subject to entry in the electronic employment record.
Only the used paid annual leave accrued for the year in which the termination occurs must be declared (in your example – only the leave used for 2025).
This code becomes effective on June 1, 2025, and it applies only to employees working remotely from more than one location.
Employees who are posted abroad for the provision of services, until they return from their assignment, as well as employees whose job by nature involves working across multiple locations (such as certain drivers), will continue to use the previous code – 00000.
If a change in the place of work results in a change in the EKATTE code, an electronic employment record must be submitted within three days of the change.
Examples:
If the employee has been working remotely from an address in Sofia and will continue working remotely from another address in Sofia, no submission is required, since the EKATTE code for Sofia (68134) remains unchanged.
If the employee has been working remotely from two addresses—one in Sofia and one in Burgas, and will now work from two other cities, such as Vidin and Varna, no change in EKATTE code occurs, as working from more than one locality still requires the general code: 00000 (until June 1, 2025) or 99999 (after June 1, 2025).
If the employee has been working from two localities (Sofia and Burgas) and will now work only from Sofia, this does constitute a change in EKATTE code (from “00000”/“99999” to “68134”), and an electronic employment record must be submitted.
In the new Employment Register, each employer will be obligated to submit electronic employment records upon the conclusion, amendment and termination of the employment relationship.
The employment record book log is regulated by the Ordinance on Employment Record Books and Employment Service (now renamed Ordinance on Employment Service).
The provisions requiring employers to maintain such a log will be repealed as of June 1, 2025.
This means that, as of that date, the employer will no longer be obligated to maintain a log of employment record books.
However, it is strongly recommended that the employer retain the existing log, in order to be able to demonstrate to the labor inspection authorities that obligations were properly fulfilled for the period prior to June 1, 2025.
Yes, the 10-day deadline for notifying changes affecting the employer remains applicable after June 1, 2025.
All rights and obligations of the parties arise by virtue of law—based on the adopted legal framework.
It is not required that they be reiterated in the employer’s internal policies in order to have binding effect on the parties.
However, if the transition to the electronic employment record system leads to a review of internal policies related to remuneration, paid annual leave, and/or working time, this may necessitate updates to the internal rules.
The procedure and deadlines are the same as those applicable to a salary change implemented via an additional agreement.
The legal basis for submitting an electronic employment record for a change in base salary is either a signed additional agreement (annex) or an employer’s order in the case of a unilateral salary increase.
The date of signature of the respective document must be declared in the electronic record, and from this date the statutory 3-day deadline for submission begins.
Therefore, there must be a signed document reflecting the change—whether in the form of an annex or an official order.
The employer is obligated to submit an electronic employment record within three days from the date of amendment of the employment relationship, while also complying with the requirement under the Labour Code to provide the employee with the necessary written information regarding the change no later than the effective date of the amendment.
Confirmation from the National Revenue Agency (NRA) regarding the specific scenario outlined in the question is still pending.
Retroactive salary increases will no longer be possible after June 1, 2025, as such events are subject to mandatory registration through the submission of an electronic employment record within three days from the date of the amendment of the employment relationship.
Correct — it is not permitted to issue an order dated February 1, 2026, with an effective date of January 1, 2026, because the electronic employment record must be submitted within three days of the employment relationship being amended.
No, the electronic employment record will include only the base salary.
Any additional remuneration, whether of a permanent or non-permanent nature, is not subject to entry in the Employment Register.
It must be declared whether the working time is calculated based on a daily or weekly duration, and the exact number of working hours must be specified as follows:
From 1 to 8 hours, if a daily duration is selected
From 1 to 40 hours, if a weekly duration is selected.
For summarized calculation of working time, it is appropriate to declare the working time based on daily duration.
In this case, an number from 1 to 8 hours must be indicated.
Summarized calculation of working time must be introduced separately by an employer’s order.
The number of working hours specified in the employment contract will be relevant for determining the reference norm of working time duration, which is used to calculate overtime during the selected reporting period.
No, shifts are not declared with electronic record into the new Employment register.
Currently there is no such confirmation from the NRA to provide data in English as well.
Appropriate electronic signature for accessing data and for submitting of electronic records into the new register is only the qualified electronic signature.
Yes, a good practise is to include the length of service in the employment contract together with the base salary. Only the base salary is declared with electronic record into the new register. For this purpose, in case you agree the salary in gross amount, you need to include information on the base salary and the length of service as well.
No, leave of absence due to paternity/maternity leave will not be declared with electronic record into the new register.
A correction of the start date may be made up until the effective date of commencement of employment.
The information provided in response to the questions is based on the current legal framework in force. Future legislative changes are possible, as well as different interpretations by the competent authorities. For the matters that are not explicitly regulated at this time, official inquiries have been submitted to the respective institutions. Once official statements are received, they will be communicated in a timely manner.
