Още една крачка в полза на дигитализацията на административните процеси касаещи всеки бизнес, вече е факт. Нови изисквания и електронно подписване в сила от 27.09.2024г.
Безспорно едно от големите предизвикателствата пред всеки HR отдел е организацията, провеждането и документирането на инструктажите по ЗБУТ.
Въпреки че по време на пандемията от Covid-19 все по-често становища на МТСП, предоставени в контекста на законова регламентация за водене на електронни трудови досиета, предоставяха възможност за работодателите да изпълняват задълженията си и по този начин – електронно, много от тях подхождаха към този подход с недоверие, продиктувано основно от непроменената с години нормативна база.
Какви са ползите за работодателите от промените в Наредба №РД-07-2, които влизат в сила от 27.09.2024?
Очакваните положителни резултати са свързани с възможността за по-гъвкаво прилагане на изискванията за провеждане на инструктаж на работното място, както и за неговото документиране. Това от своя страна се очаква да доведе до намаляване на административната тежест и спестяване на разходи за работодателите.
В допълнение, ясното определяне на правилата за провеждане на инструктаж чрез информационните и телекомуникационни технологии ще доведе до сигурност за работодателя. Това е предпоставка и за улесняване на спазването на изискванията на законодателството при работа от разстояние, което може косвено да повиши интереса към тази форма на организация на работата.
Кои са основните промени в Наредба №РД-07-2?
Първата промяна касае формите за провеждане на инструктажите. Те биват присъствена – провеждане на инструктаж на територията на предприятието и дистанционна – провеждане на инструктаж чрез използване на информационни и комуникационни технологии (ИКТ).
Втората промяна е свързана с възможността дори работодатели с повече от 50 служители, за работещите от разстояние да провеждат едновременно начален инструктаж и инструктаж на работното място. Промяната е свързана с намаляване на административната тежест за работодателите.
Третата промяна е свързана с формите за документиране на инструктажите, а именно в книги за инструктаж (на хартия) или в така чаканите електронни документи.
Относно хартиените книги трябва да отчетем, че след 27.09.2024 има изменение във вида и изискваните за вписване реквизити.
Тук възниква въпросът „Следва ли да закупим нови книги за инструктаж?“, който, за момента е оставен за тълкуване чрез бъдещата инспекционната практика. Въпреки това, ние ви съветваме своевременно да подмените „старите“ инструктажни книги с тези от „нов“ вид, за да сте сигурни, че няма да имате пропуски. Старите книги, които сте попълвали до момента, следва да се запазят и архивират за поне 5 години, но не и да се унищожат!
Новите реквизити важат и при електронните документи.
Четвъртата промяна е отпадането на служебните бележки за проведен начален инструктаж, независимо от избраната форма на провеждане, считано от 27.09.2024г.! До тази дата, обаче, е важно да се спазват досега действащите правила.
Откъде да започнем внедряването на дистанционни и електронни инструктажи?
Най-важно е работодателят да вземе информирано решение дали би желал да се възползва от новите възможности за провеждане на инструктажи. Препоръчително е да се консултира с партньорската компания, обслужващата го служба по трудова медицина (СТМ), която да го насочи за необходимите конкретни стъпки, съвети и напътствия относно изпълнението на заковоните изисквания в контекста на конкретния бизнес модел за съответния работодател.
Вторият важен момент е наличието на внедрено Електронно трудово досие. Ако все още не сте го направили, то знайте, че това е предпоставка за е-подписване и удостоверяване на инструктажите. Важно да изберете доставчик, на който може да се доверите и чието решение да е напълно съобразено с българското законодателство. Разбира се е важно да отбележите и наличието на допълнителни критерии като бързо внедряване, необходимост от IT съдействие, допълнителни предимства пред други доставчици и т.н., за да се спрете на възможно най-доброто решение, тъй като то ще бъде дългосрочно.
Напомняме, че според изискванията в България, работодателят задължително подписва всички документи с Квалифициран електронен подпис.
Обръщам внимание, че електронен документ за инструктаж изпратен по имейл до служителя, който от своя страна го принтира, полага саморъчен подпис върху хартиения документ, след което го сканира и изпраща на работодателя като сканиран е-документ от и на уговорен между страните имейл адрес не се счита за валидно подписан електронен документ по правилата на Наредба №РД-07-2!
След тази предварителна подготовка следва същинското внедряване на новия процес, който включва следните етапи:
- Документалното оформяне на дистанционното провеждане на инструктажи или електронното им документиране.
Един от основните вътрешнофирмени актове, който следва да бъде допълнен и изменен, е Правилникът за вътрешен трудов ред (ПВТР). Ако внедряването на електронно трудово досие предстои или е в процес, то в ПВТР трябва да бъде документирано и това ново обстоятелство, и произтичащите от него задължения, права и условия за ползване. Тези промени трябва да влязат в сила преди първото използване на възможностите на електронното трудово досие и реалното провеждане на инструктаж по новите правила.Документи по ЗБУТ – заповеди, правила, правилници, програми, инструкции и т.н. – всичко, което има отношение към организацията за провеждане на инструктажите, следва да бъде актуализирано или преиздадено преди реалното провеждане на инструктаж по новите правила. Тук трябва да отбележим, че дистанционната форма на провеждане на инструктажите по ЗБУТ изисква работодателят предварително да определи писмени правила, с които да се определят видът на информационните и комуникационните технологии за провеждане на инструктажите, както и редът и условията за използването им. Разбира се, тези правила могат да бъдат добавени във вече съществуващи документи без да се налага изготвянето на отделен и специално подготвен за целта документ. При всички случаи, обаче, те трябва да бъдат съобразени с възможностите на конкретно избраните технологии и спецификите на дейността на предприятието.
- Въвеждането на нови правила за провеждане и документиране на инструктажите.
Задължително е предварително запознаване на работещия с правилата за провеждане на инструктажи преди самото физическо провеждане на инструктажа. Това задължение се отнася спрямо работещите, за които е предвидено инструктажите да се провеждат в дистанционна форма. Чрез запознаването на работещите с правилата предварително се осигурява необходимата информация, която ще спомогне за използването по правилен начин на предвидените информационни технологии, което от своя страна ще осигури безпроблемно и пълноценно провеждане на инструктаж по безопасност и здраве при работа.
- Набавяне на нови книги за инструктаж на хартиен носител и/или оформяне на електронните документи.
Тук бихте могли да потърсите съдействие от обслужващата служба по трудова медицина. При електронните инструктажи документирането на всеки един проведен инструктаж на работещия следва да стане чрез отделен електронен документ. - Осигуряване съхранение на документите на хартиен и/или електронен носител и то по начин, който не позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни и не допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение.
Това важи както за книгите за инструктаж на хартиен носител, така и за електронните документи за инструктаж. Добра практика е тази организация за съхранение да бъде описана и в документите, описани в първа стъпка.
Документацията, отнасяща се до провеждането на обучение и инструктаж по безопасност и здраве при работа, се съхранява от работодателя за срок не по-малък от 5 години!
Read about Трудовите книжки вече само ЕЛЕКТРОННИ next >>
