В срок до 1 юни 2025 г. Националната агенция за приходите (НАП) ще изгради нов електронен регистър, съдържащ данни за трудовата заетост на служителите, наречен Регистър на заетостта. За работодателя отпада задължението да издава и да прави вписвания в трудовите книжки на служителите, касаещо техен трудов стаж за периода след 1 юни 2025 г. Считано от тази дата, всички данни за трудовата заетост на служителите ще се съхраняват под формата на електронен трудов запис в Регистъра на заетостта.
До 1 юни 2026 г. всеки работодател е задължен да оформи трудовите книжки на своите служители и да им ги върне. В последното вписване трябва да се отбележи продължителността на трудовия стаж към 1 юни 2025 г., изписана както с цифри, така и с думи. Този запис трябва да бъде подписан от главния счетоводител и работодателя, както и подпечатан, ако фирмата разполага с печат.
Важно е да се подчертае, че трудовите книжки, издадени преди 1 юни 2025 г., ще продължат да служат като официален удостоверителен документ за вече вписаните данни. Ако някой загуби своята трудова книжка след 1 юни 2025 г., нова ще може да бъде издадена от съответната дирекция „Инспекция по труда“. Тя ще съдържа данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г., въз основа на писмено заявление-декларация от служителя и приложени удостоверения от работодателите, при които е работил.
До 1 юни 2025 г. НАП трябва да изгради и попълни Регистъра на заетостта с първоначални данни, като се използват информация от регистъра на трудовите договори и други източници при необходимост. В този регистър ще се съхраняват т.нар. „единни електронни трудови записи“ – официални документи, които съдържат информация за трудовата дейност на служителя. След 1 юни 2025 г. трудовият стаж по Кодекса на труда ще се удостоверява чрез данните, вписани в този електронен запис.
На 29 юли 2024 г. беше приета нова Наредба за вписване в Регистъра на заетостта, която влиза в сила от 1 юни 2025 г. за трудовите правоотношения и от 1 юни 2026 г. за служебните правоотношения по Закона за държавния служител. Наредбата урежда сроковете, начина и реда за вписване и съхранение на данни, както и условията за достъп до тях.
Според новата наредба, НАП ще може служебно да вписва или заличава данни и ще предоставя месечна информация на Националния статистически институт. Вписване, коригиране и заличаване на данни в единния електронен трудов запис може да се извършва от работодателя или упълномощено от него лице, орган по назначаването или длъжностно лице от Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“. Подаването на електронни трудови записи ще става само по електронен път чрез използване на квалифициран електронен подпис и портала за електронни услуги на НАП.
Работодателите ще продължат да подават информацията, която понастоящем вписват в трудовите книжки, но вече като електронни трудови записи. Регистърът на заетостта ще съдържа и допълнителни данни, които разширяват обхвата на информацията, изисквана от работодателите. Например, електронен трудов запис ще се изисква в случаи на промени като уговорения платен годишен отпуск, работното време, основното трудово възнаграждение, получаване на запорно съобщение и други.
Работодателят ще трябва да подава електронен трудов запис в 3-дневен срок от сключване или изменение на трудов договор и в 7-дневен срок от прекратяване на трудов договор. Електронен трудов запис се изисква също при изплащане на обезщетение при пенсиониране, при влизане в сила на съдебно решение относно трудовия стаж, и в други случаи. НАП ще издава на работодателите протоколи с данни за подадените и неприети електронни записи, които работодателите трябва да предоставят на служителите преди постъпването им на работа.
Регистърът на заетостта ще осигурява достъп на служителите до данните, съхранявани в техните лични електронни трудови записи. Родителите или настойниците ще имат достъп до данните на лица под 18 години. Работодателите ще имат достъп до подадените от тях данни за техните служители, включително тези от предходни работодатели, с изключение на информация за размера на трудовите възнаграждения и обезщетенията при предишни работодатели. НАП ще предоставя и информация за историята на достъпите до електронните трудови записи на служителите.
By June 1, 2025, the National Revenue Agency (NRA) will build a new electronic register containing data on the employee’s work history, known as the Employment Register. There will be no obligation for the employer to issue and make entries in the employee’s labor books concerning the employee’s work experience after June 1, 2025. Starting from this date, all data on the employment will be stored in the form of an electronic employment record in the Employment Register.
By June 1, 2026, each employer is required to complete the labor books of their employees and return them. The final entry should indicate the duration of employment up to June 1, 2025, written both in numbers and words. This entry must be signed by the chief accountant and the employer and should be stamped if the company has a seal.
It is important to emphasize that the paper labor books issued before June 1, 2025, will continue to serve as official documents for the circumstances already recorded in them. If someone loses their labor book after June 1, 2025, a new one can be issued by the respective Directorate of the “Labor Inspection.” This new book will contain data on employment acquired before June 1, 2025, based on a written declaration by the employee and certificates from the employers they have worked for.
By June 1, 2025, the NRA must establish and populate the Employment Register with initial data, using information from the register of employment contracts and other sources if necessary. This register will store the so-called “Unified Electronic Employment Records”, which are official documents containing information about an employee’s work activities. After June 1, 2025, employment under the Labor Code will be verified through the data entered in this electronic record.
On July 29, 2024, a new Ordinance for Recording in the Employment Register was adopted, which will take effect on June 1, 2025, for labor relations and on June 1, 2026, for official relations under the Civil Servants Act. The ordinance regulates the deadlines, methods, and procedures for recording and storing data, as well as the conditions for access to this data.
According to the new ordinance, the NRA will be able to make entries or delete data ex officio and will provide monthly information to the National Statistical Institute. Recording, correcting, and deleting data in the Unified Electronic Employment Record can be carried out by the employer or an authorized person, the appointing authority or a designated official, or an official from the Executive Agency “General Labor Inspectorate.” Submission of electronic employment records will only be possible electronically using a qualified electronic signature and the NRA’s electronic services portal.
Employers will continue to submit information that they currently enter into labor books, but now as electronic employment records. The Employment Register will also contain additional data, expanding the scope of information required from employers. For instance, an electronic employment record will be required in cases of changes such as agreed annual paid leave, working hours, basic salary, receiving a garnishment order, and other situations.
The employer will be required to submit an electronic employment record within 3 days of concluding or amending an employment contract and within 7 days of terminating an employment contract. An electronic employment record will also be required when paying compensation for retirement, upon the entry into force of a court decision regarding employment, and in other cases. The NRA will issue protocols to employers containing information about accepted and rejected electronic records, which employers must provide to employees before they start work.
The Employment Register will provide employees with access to the data stored in their personal electronic employment records. Parents or guardians will have access to the data of individuals under the age of 18. Employers will have access to the data submitted by them for their employees, including data submitted by previous employers, except for information on the amounts of their salaries and compensation from previous employers. The NRA will also provide employees with information about the history of access to their electronic employment records.
