Нови законодателни промени позволяват още един основен процес в HR админситрацията да се дигитализира. От 27.09.2024 г. всяка компания ще има възможност да провежда инструктажите за здраве и безопасност и дистанционно, използвайки усъвършенстван или квалифициран електронен подпис. Отпада издаването на служебни бележки за преминат инструктаж, а документирането остава единствено в книгата за начален инструктаж
или в специален електронен документ.
Основната промяна е въвеждането на дистанционна форма за провеждане на инструктажи по безопасност и здраве при работа. Това означава, че оттук нататък работодателите ще могат да избират между присъствена и дистанционна форма на инструктаж. Правилата за провеждане на дистанционен инструктаж ще бъдат определяни от самия работодател и утвърждавани във вътрешен акт. Служителите, които ще бъдат обучавани дистанционно, трябва предварително да се запознаят с тези правила. В тях ще се уточнява какви информационни и комуникационни технологии ще се използват и какви ще са условията за тяхното прилагане.
Важно е да се отбележи, че се въвежда възможност за едновременно провеждане на начален инструктаж и инструктаж на работното място, включително за работещите от разстояние. Електронният документ, удостоверяващ проведен дистанционен инструктаж, ще се подписва с усъвършенстван или квалифициран електронен подпис, като разходите за това ще се поемат от работодателя. Този документ ще бъде част от трудовото досие на служителя и трябва да съдържа всички задължителни реквизити, посочени в Наредбата.
Също така, работодателят ще бъде задължен да съхранява електронните документи по начин, който гарантира тяхната защита от случайно или незаконно унищожаване, както и да предотвратява неправомерен достъп, изменение или разпространение на данни.
С тези промени отпада и изискването за издаване на служебна бележка след провеждането на начален инструктаж. Записът за провеждане на инструктажа ще се води единствено в книгата за начален инструктаж или в съответния електронен документ, като полето за номер на служебна бележка ще бъде премахнато.
Отпадат и хартиените трудови книжки. Още от 1 юни 2025 г., работодателите ще бъдат задължени да вписват данните за трудовите правоотношения в новия регистър на заетостта, който ще се поддържа от Националната агенция за приходите (НАП), а от 01.06.2026г. ще бъдат задължени да преминат към изцяло електронни трудови книжки. Приетите промени налагат преразглеждане на основни административни процеси, като в преходния период от 1 година всички работодатели ще трябва да оформят трудовите книжки на всички свои служители.
Очаквайте още информация по темата за ДИГИТАЛИЗАЦИЯТА НА ТРУДОВИТЕ КНИЖКИ.
New legislative changes allow another key process in HR administration to be digitized. Starting from September 27, 2024, every company will have the opportunity to conduct health and safety instructions remotely, using an advanced or qualified electronic signature. The issuance of certificates for completed health and safety instructions will no longer be required, and documentation will only be recorded in the initial health and safety instructions book or in a special electronic document.
The main change is the introduction of a remote format for conducting health and safety instructions. This means that from now on, employers will be able to choose between in-person and remote health and safety instructions. The rules for conducting remote health and safety instructions will be determined by the employer and approved in an internal document. Employees who will be trained remotely must be informed of these rules in advance. The rules will specify which information and communication technologies will be used and what the conditions for their application will be.
It is important to note that the possibility of conducting both initial health and safety instructions and on-the-job health and safety instructions simultaneously, including for remote workers, is being introduced. The electronic document certifying the completion of a remote health and safety instruction will be signed with an advanced or qualified electronic signature, with the costs covered by the employer. This document will be part of the employee’s employment record and must include all mandatory details specified in the regulations.
Additionally, the employer will be required to store electronic documents in a way that ensures their protection from accidental or illegal destruction, as well as preventing unauthorized access, modification, or distribution of data.
With these changes, the requirement to issue a certificate after conducting an initial health and safety instruction is eliminated. The record of the health and safety instruction will only be kept in the initial health and safety instructions book or the corresponding electronic document, with the field for the certificate number being removed.
Paper Labour Books will also be phased out. From June 1, 2025, employers will be required to enter employment relationship data into the new Employment Register, which will be maintained by the National Revenue Agency (NRA), and from June 1, 2026, they will be required to switch to fully electronic employment records. The adopted changes necessitate a review of key administrative processes, and during the one-year transition period, all employers will need to update the labour books of all their employees.
Stay tuned for more information on the DIGITALIZATION OF THE PAPER LABOUR BOOK.
Read about Трудови договори при работа от разстояние next >>
