Считано от 1 юни 2025 г., преминаваме от хартиени трудови книжки към електронни!

За работодателите отпада задължението да правят вписвания в трудовите книжки на служителите за събития, настъпили след тази дата. Вместо това, всички данни за трудовата заетост на служителите ще се съхраняват в новоизграден електронен регистър на НАП – Регистъра на заетостта.

• Ключови срокове

За да може тази дигитална трансформация да се осъществи, в срок от 01.06.2025 г. до 01.06.2026 г.,всеки работодател ще трябва да оформи с финален запис трудовите книжки на всичките си служители и да им ги върне. Стига крайният срок – 01.06.2026 г. да е спазен, работодателят надлежно ще е изпълнил задължението си.

Единствено ако в този период от време трудовият договор с конкретен служител бъде прекратен, то трудовата му книжка ще трябва да бъде оформена и върната незабавно към датата на прекратяване.

• Нанасяне на всички промени, настъпили до 01.06.2025 г.

Преди финалния запис, в трудовата книжка трябва хронологично да бъдат отразени всички промени в правоотношението, настъпили до датата 01.06.2025 г. – например ако е имало промени на заплата/длъжност и те не са били отразявани текущо при настъпването им.

• Нанасяне на финалния запис

За оформянето на финалния запис може да се използва правоъгълния печат.
Следваща стъпка е нанасянето на финалния запис, който следва да съдържа следното: с цифри и думи трябва да се запише продължителността на трудовия стаж, положен от служителя при настоящия си работодател към 1 юни 2025 г. The rectangular stamp may be used for completing the final entry.

Например, ако служителят е постъпил на работа на 01.01.2024 г., следва да се изчисли трудовият стаж в периода 01.01.2024 г. до 01.06.2025 г.

Тъй като в случая трудовият договор със служителя не се прекратява, в трудовата книжка не се попълват полетата за дата и основание за прекратяване на правоотношението.

• Полагане на подпис и печат

Накрая се полага подпис от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв.

• Връщане на трудовата книжка на служителя

След оформянето й, трудовата книжка трябва да бъде върната незабавно на служителя! Работодателите вече нямат каквото и да е правно основание да съхраняват трудови книжки на служителите си.

С цел избягване на бъдещи спорове за това дали трудовата книжка е в работодателя или е била върната на служителя приемо-предаването е важно да се удостовери писмено – с протокол/декларация за връщане на трудовата книжка/запис в дневника за издаване на трудови книжки. Подписаният протокол/декларация е нужно да се съхранява в трудовото досие на служителя.

• Съхраняване на трудовите книжки

Трудовата книжка ще продължава да бъде официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства касаещи трудовия стаж на служителя до 1 юни 2025 г. Поради това тя ще продължи да има своята удостоверителна роля и след 01.06.2025 г. за доказване на данни от минали периоди, които не са налични в електронния регистър.

Примерни ситуации

Служител постъпва на работа на 05.06.2025 г. Няма трудов стаж при предходен работодател.
Настоящия му работодател няма задължение да му издаде трудова книжка. Работодателят е длъжен да подаде електронен трудов запис за сключването на трудовия му договор.

Трудовият договор на служител е прекратен на 03.06.2025 г.
В трудовата му книжка трябва да е описана информацията и трудовия стаж само до 01.06.2025 г. В нея няма да се описва стажа до 03.06.2025 г., нито пък да се нанася дата и основание за прекратяването.
Всичко това ще се съдържа в електронния трудов запис, който работодателят ще е длъжен да подаде в 7-дневен срок от прекратяването.

• Ако служителят не си представи трудовата книжка и каже, че тя е изгубена, как следва да постъпи работодателят?

При изгубена трудова книжка, служителят трябва да подаде заявление до Инспекция по труда за възстановяване на трудовата книжка, към което да приложи документи от предишни работодатели, удостоверяващи трудов стаж.

Следим всичко актуално по темата и ще продължим да Ви информираме своевременно.