Една система, един финансов процес? Как компаниите могат да съчетаят експертизата на външен счетоводен партньор с контрола, прозрачността и ефективността на вече използвания от тях бизнес софтуер.
Скритата цена на поддържането на две счетоводни системи – липсата на една система, един финансов процес
Представете си компания, която е инвестирала значително време и средства във внедряването на система за управление на ресурсите на предприятието (ERP). Екипите по продажби, снабдяване, складово стопанство и финанси работят в единна платформа. Операциите се регистрират, документите преминават през установени процедури за одобрение, а управленските отчети се генерират от централизирана база данни.
Въпреки това в края на всеки месец компанията трябва да експортира финансовата си информация и да я изпраща на външен счетоводен доставчик, който обработва същите данни в напълно различна система.
След това счетоводният екип изготвя отчети, които може да се наложи да бъдат съпоставяни и равнявани с информацията, вече налична в ERP системата на компанията.
Тази ситуация е много по-разпространена, отколкото повечето компании предполагат.
Традиционният модел на счетоводен аутсорсинг често предполага, че външният доставчик използва собствен счетоводен софтуер. Макар този подход да е подходящ за по-малки предприятия без изградени финансови системи, той може да създаде ненужно усложнение за компании, които вече работят с развити ERP платформи.
Резултатът често е разпокъсан финансов процес, включващ дублирано въвеждане на данни, допълнителни равнения, отделни среди за отчетност и увеличена административна натовареност.
Но какво би станало, ако възлагането на счетоводното обслужване на външен партньор не изисква и прехвърляне на счетоводството в друга система?
Все по-актуален става един алтернативен подход: предоставяне на пълно счетоводно обслужване директно в съществуващата ERP или счетоводна система на клиента. Една система, един финансов процес.
Този модел позволява на компаниите да запазят вече внедрените технологии, като същевременно се възползват от експертизата на външен счетоводен партньор.
Защо една компания трябва да поддържа две финансови системи?
Когато външният счетоводен доставчик работи в отделна система, финансовата информация трябва постоянно да се прехвърля между две различни среди.
Обикновено това включва експортиране на фактури, счетоводни операции, информация за плащания и придружаващи документи от ERP системата на клиента и импортирането им в счетоводния софтуер на доставчика.
В зависимост от използваните системи този процес може да изисква ръчна обработка, разработване на специализирани интеграции или регулярни равнения.
Всяка допълнителна стъпка създава предпоставки за неефективност.
Например фактура за продажба може вече да е регистрирана в ERP системата на клиента, заедно с информацията за контрагента, приложимите данъци и вътрешните одобрения. Ако счетоводният доставчик трябва да създаде отново тази фактура или да я импортира в друга система, на практика компанията въвежда втори административен процес за една и съща операция.
Дори когато прехвърлянето на данни е автоматизирано, някой трябва да поддържа интеграцията, да следи за грешки и да анализира възникналите несъответствия.
Работата директно в системата на клиента може да премахне или значително да ограничи тези дублиращи се дейности.
Целта е проста: финансовата информация трябва да се регистрира и обработва по възможно най-ефективния начин, без ненужно прехвърляне между различни платформи.
Това не означава, че всички интеграции стават излишни. Някои компании продължават да се нуждаят от интеграции с банкови системи, софтуер за обработка на възнаграждения, платформи за управление на документи или други специализирани решения.
Премахването на необходимостта от поддържане на отделна и излишна счетоводна отчетност обаче може значително да опрости цялостната финансова инфраструктура.
Единен източник на финансова информация – една система, един финансов процес
Едно от най-съществените предимства на счетоводното обслужване в ERP системата на клиента е възможността да се поддържа единен и последователен източник на финансова информация.
При традиционния модел на аутсорсинг ръководството може да използва отчетите от собствената си ERP система, докато външният счетоводен доставчик поддържа отделен набор от счетоводни записи.
Разминавания могат да възникнат поради различия във времето на отразяване на операциите, счетоводни корекции, непълно прехвърляне на данни или непоследователно класифициране.
В резултат финансовите екипи губят ценно време в установяване кои стойности са правилните.
Когато двете страни работят в една и съща счетоводна среда, тези несъответствия могат да бъдат значително ограничени.
Външният счетоводен екип регистрира операциите, извършва равнения и подготвя финансовата информация директно в системата, която компанията вече използва.
Ръководството има достъп до същите първични данни съобразно настройките за отчетност и предоставените права за достъп.
Това създава по-прозрачна връзка между оперативната дейност и финансовата отчетност.
За финансовите директори това предимство е особено важно.
Вместо да изчакват информацията да бъде прехвърлена между различни системи, те могат да получават по-актуална представа за финансовото състояние на компанията.
Единната система улеснява и проследяването на отделни операции, разбирането на счетоводните корекции и установяването на връзката между финансовите данни и съответните първични документи.
Една счетоводна среда означава по-малко разминаващи се версии на финансовата информация.
По-малко администрация, повече работа с добавена стойност
Счетоводните отдели често отделят значително време за дейности, които не създават пряка стойност за бизнеса.
Сред тях са прехвърлянето на информация, коригирането на грешки при импорт, съпоставянето на записи между различни системи и анализът на разминавания, породени от непоследователни данни.
Макар тези дейности да са необходими при определени организационни модели, те рядко допринасят за подобряване на качеството на финансовите решения.
Когато счетоводното обслужване се извършва директно в ERP системата на клиента, част от тази административна натовареност може да бъде намалена.
Например одобрените фактури от доставчици може вече да са налични в системата заедно с необходимите придружаващи документи. Външният счетоводен екип може да ги преглежда и обработва, без да е необходим допълнителен обмен на файлове.
По подобен начин банковите операции, фактурите към клиенти и останалите финансови записи могат да бъдат достъпни чрез вече установените работни процеси.
Това може да подобри ефективността на месечното счетоводно приключване, особено когато отговорностите и процедурите за одобрение са ясно определени.
Потенциалните ползи обаче надхвърлят по-бързата обработка на документите.
Времето, което преди е било отделяно за повтарящи се административни дейности, може да бъде насочено към равнения, финансов контрол, повишаване качеството на отчетността и идентифициране на въпроси, изискващи вниманието на ръководството.
За компаниите, които избират външен счетоводен партньор, тази разлика е съществена.
Целта не трябва да бъде просто намирането на доставчик, който обработва счетоводни операции на конкурентна цена.
Целта трябва да бъде изграждането на финансов процес, който използва ресурсите ефективно и осигурява надеждна информация.
Външно счетоводно обслужване без загуба на контрол, ако не е като една система, един финансов процес
Едно от често срещаните притеснения на компаниите, които обмислят възлагане на счетоводството на външен доставчик, е възможността да загубят контрол върху финансовата си информация.
Когато външният доставчик използва отделна счетоводна платформа, клиентът може да стане зависим от него за достъпа до определени счетоводни записи, справки или исторически данни.
Тази зависимост може да се окаже особено проблематична, когато ръководството се нуждае от незабавен достъп до финансова информация или когато компанията реши да смени доставчика на счетоводни услуги.
Счетоводното обслужване директно в ERP системата на клиента предлага различен модел.
Компанията запазва съществуващата си финансова система, а външният счетоводен партньор получава необходимия достъп за изпълнение на договорените услуги.
Бизнесът може да запази собствеността и административния контрол върху системата и данните си съобразно договорните отношения с доставчика на софтуера и счетоводния партньор.
Този модел създава възможности за по-ясно разпределение на отговорностите.
Например служителите на клиента могат да продължат да отговарят за създаването и одобряването на търговските документи, докато външният счетоводен екип извършва счетоводните проверки, равненията, изготвянето на задължителната отчетност и останалите договорени дейности.
Правата за достъп могат да бъдат конфигурирани според конкретните роли.
За чувствителни операции могат да бъдат предвидени допълнителни одобрения, а системните регистри могат да осигуряват проследимост на промените и действията на потребителите.
Тези контролни механизми зависят от функционалностите на ERP системата и начина, по който тя е конфигурирана.
Въпреки това основният принцип остава непроменен: Възлагането на финансови функции на външен партньор не трябва автоматично да означава загуба на контрол върху системите и информацията, които ги поддържат.
Свързване на счетоводството с оперативната дейност
Счетоводството не съществува независимо от останалите дейности в една компания.
Всяка продажба, покупка, складово движение, разход по проект или начисляване на възнаграждение в крайна сметка оказва влияние върху финансовата отчетност.
Съвременните ERP системи са създадени така, че да обединяват голяма част от тези дейности в обща бизнес среда.
Когато счетоводството се извършва директно в тази среда, външният счетоводен партньор може да работи в по-тясна връзка с оперативните процеси на компанията.
Да разгледаме например предприятие, което управлява снабдяването и складовите наличности чрез своята ERP система.
Фактурите от доставчици може вече да са свързани с поръчки за покупка, документи за получаване на стоки и процедури за одобрение.
Ако счетоводството се води в същата система, счетоводният екип може да използва тези връзки, за да проверява операциите и да идентифицира несъответствия.
Подобен принцип важи и за компании, които управляват множество проекти, отдели или разходни центрове.
Финансовата информация може да бъде отразявана съобразно отчетните структури, които ръководството вече е установило.
Това може да подобри последователността между вътрешната управленска и задължителната финансова отчетност, при условие че ERP системата поддържа съответните счетоводни изисквания.
Резултатът е по-интегриран подход към финансовото управление.
Вместо счетоводната информация да се получава като отделен резултат след приключването на оперативните дейности, компаниите могат да интегрират счетоводството в съществуващите си работни процеси.
Това подпомага по-доброто сътрудничество между финансовите екипи, оперативните звена, отделите по снабдяване и ръководството. Една система, един финансов процес.
Различен подход към разходите за изнесен счетоводен процес
Компаниите често сравняват доставчиците на счетоводни услуги основно въз основа на месечните им такси.
Реалната цена на счетоводния процес обаче е много по-широко понятие от сумата във фактурата на външния счетоводител.
Тя може да включва софтуерни лицензи, разработване на интеграции, време на вътрешните служители, равнения на данни, поддръжка на системите и разходи за отстраняване на грешки.
За компания, която поддържа две финансови системи, тези допълнителни разходи могат да бъдат значителни.
Използването на съществуващата ERP система за външно счетоводно обслужване може да намали определени разходи, особено тези, свързани с дублирани процеси и прехвърляне на информация.
В същото време този модел не е автоматично по-евтин във всяка ситуация.
ERP системата на клиента може да изисква допълнителни лицензи, настройки, обучение или специализирани счетоводни познания.
При някои системи може да са необходими и адаптации, за да бъдат изпълнени местните счетоводни и данъчни изисквания.
Следователно правилното сравнение не е просто между две месечни такси за счетоводно обслужване.
То трябва да бъде между общите разходи за функционирането на финансовия процес при различните модели на обслужване.
Дори малко по-висока такса за счетоводни услуги може да осигури по-добра обща стойност, ако елиминира значителен обем административна работа или намали необходимостта от отделни интеграции.
Най-подходящото решение зависи от размера на компанията, обема на операциите, използваните технологии и вътрешния ѝ капацитет.
Сигурност, отговорности и непрекъсваемост на дейността
Предоставянето на достъп на външен счетоводен партньор до ERP системата на компанията изисква структуриран подход към сигурността и управлението.
Достъпът трябва да се предоставя съгласно принципа на минимално необходимите права, всеки потребител получава само разрешенията, необходими за изпълнение на неговите отговорности.
Където е възможно, компаниите следва да използват индивидуални потребителски профили, многофакторна автентикация, процедури за одобрение и системни регистри за проследяване на действията.
Отговорностите също трябва да бъдат ясно определени.
Кой създава нови доставчици в системата? Кой одобрява фактурите? Кой осчетоводява корекциите? Кой проверява равненията? Кой разрешава промени в сметкоплана?
Тези въпроси трябва да получат отговор още преди началото на обслужването.
Успешният модел на счетоводен аутсорсинг трябва също да включва документирани процедури, канали за ескалация, ясно определени очаквания за нивото на обслужване и механизми за осигуряване на непрекъсваемост на дейността.
Това е особено важно, тъй като финансовите процеси не бива да зависят изцяло от един конкретен служител.
Добре организираният външен счетоводен екип трябва да може да осигури непрекъснатост на обслужването чрез установени процеси, подходяща документация и вътрешни механизми за контрол на качеството.
Технологиите подпомагат тази организация, но не заместват професионалната отговорност.
Стойността на счетоводния аутсорсинг се състои в съчетаването на надеждни системи, компетентни специалисти и ясно разпределени отговорности.
Какво се случва, ако ERP системата ви не е напълно локализирана за България?
Една от основните причини международните компании да поддържат две счетоводни системи е убеждението, че съществуващата им ERP платформа не може да покрие изцяло изискванията на българското счетоводно и данъчно законодателство.
Много компании използват международни решения като SAP, Oracle, NetSuite или Microsoft Dynamics, които невинаги разполагат с всички функционалности, необходими за българската ДДС отчетност, декларациите по Интрастат, SAF-T и други местни регулаторни задължения.
В резултат предприятията често поддържат втора счетоводна система в България, което води до дублиране на счетоводни операции, допълнителни равнения и ненужни административни разходи.
Липсата на пълна локализация за България обаче не означава непременно, че е необходима втора счетоводна система.
В Sb ние можем да съдействаме на компаниите да преодолеят тези предизвикателства, като запазят съществуващата си ERP система като основна счетоводна среда.
Например:
- ДДС отчетност: Дори когато ERP системата не може автоматично да генерира българските дневници за покупки и продажби и справка-декларацията по ДДС, необходимите данни за операциите често могат да бъдат извлечени, проверени и обработени чрез допълнителни инструменти за отчетност.
- Интрастат: Информацията, която вече се съдържа в ERP системата, например кодове на стоки, стойности на операциите, количества и държави, може да бъде използвана за подготовката на необходимите декларации.
- SAF-T: Когато ERP системата не поддържа българския формат за SAF-T, счетоводните данни могат да бъдат съпоставени с изискваната структура, организирани и преобразувани чрез подходящи технически решения, така че да отговарят на приложимите изисквания за отчетност.
- Други законови задължения: Местните финансови отчети и задължителни регулаторни справки често могат да бъдат подготвени чрез структурирано извличане на данни, специализирани инструменти за отчетност и експертизата на български счетоводни специалисти.
Нашият подход започва с анализ на ERP системата на клиента, наличните финансови данни и приложимите местни регулаторни изисквания. След това определяме кои задължения могат да бъдат изпълнявани директно в системата и за кои са необходими допълнителни отчетни процеси или технически настройки.
Например компания, която използва NetSuite за международните си операции, може да няма необходимост да поддържа отделна счетоводна отчетност в България само защото NetSuite не разполага с определени функционалности за местна отчетност.
Вместо това основните счетоводни записи могат да останат в NetSuite, а задължителната българска счетоводна и данъчна отчетност да се осигурява чрез допълващи решения.
Разбира се, приложимостта на този модел зависи от функционалностите на ERP системата, качеството на данните и конкретните регулаторни изисквания. Всяко внедряване изисква индивидуална оценка.
Основното послание е ясно: не е задължително ERP системата ви да бъде напълно локализирана за България, за да можем да предоставяме счетоводно обслужване директно в нея.
Чрез съчетаването на международни ERP системи, местна счетоводна експертиза и подходящи решения за отчетност компаниите могат да ограничат дублирането на работа, да опростят финансовите си процеси и да осигурят съответствие с регулаторните изисквания, без автоматично да въвеждат втора счетоводна среда.
Вашата ERP система, подкрепена от външна счетоводна експертиза
В Sb вярваме, че изнасянето на счетоводни процеси трябва да бъде организирано според оперативните потребности на клиента, а не автоматично да изисква преминаване към отделна счетоводна среда.
Когато функционалностите на софтуера и приложимите регулаторни изисквания го позволяват, предоставянето на счетоводни услуги в съществуващата ERP система може да осигури по-интегриран подход.
Компанията запазва установената си финансова среда, докато външният екип допринася със счетоводна експертиза, дисциплина на процесите и подкрепа при изпълнението на законовите задължения.
Този подход може да бъде особено подходящ за международни компании, предприятия с вече внедрени ERP системи и организации, които се стремят да съчетаят вътрешния финансов контрол с професионално счетоводно обслужване от външен партньор.
Успешното прилагане на модела изисква тясно сътрудничество между финансовите и IT екипите на клиента и външния счетоводен доставчик.
Необходимо е също ясно разбиране за отговорностите на всяка страна и начина, по който ще се гарантира качеството на финансовата информация.
Крайната цел не е просто да се намали броят на използваните софтуерни приложения.
Целта е да се създаде по-ефективен, прозрачен и надежден финансов процес. Една система, един финансов процес.
Една система, един финансов процес, по-добро сътрудничество
Традиционното разграничение между вътрешните счетоводни системи и външните счетоводни услуги става все по-малко актуално за компаниите, които вече използват интегрирани бизнес платформи.
Възлагането на счетоводното обслужване на външен партньор не означава непременно необходимост от втора счетоводна система.
С подходящите технологии, добре организирани процеси и професионална експертиза компаниите могат да се възползват от предимствата на външното счетоводно обслужване, като продължат да работят в собствената си ERP среда.
Потенциалните ползи са ясни: по-малко дублиране на дейности, по-добра прозрачност на финансовата информация, по-ефективно сътрудничество и по-рационално използване на ресурсите.
Разбира се, постигането на тези резултати зависи от внимателното внедряване, подходящите контролни механизми и възможностите на използвания софтуер.
Бъдещето на счетоводния аутсорсинг не се определя просто от това кой обработва счетоводните операции, а от това колко ефективно работят заедно счетоводната експертиза, технологиите и бизнес процесите.
За компаниите, които вече са инвестирали в своята ERP инфраструктура, следващата стъпка може да не бъде внедряването на още една система.
Възможно е тя да бъде намирането на правилния счетоводен партньор, който да работи в системата, с която вече разполагат – една система, един финансов процес.
