Директивата за равно заплащане е една от най-съществените промени, които предстоят за работодателите в Европа. Тя не засяга само HR екипите, а начина, по който компаниите определят, документират, комуникират и обосновават възнагражденията си.
В уебинара на Sb Accounting & Consulting по темата се включиха експертите:
- Боян Лазаров, управляващ партньор от CasePro;
- Савина Динева, мениджър бизнес развитие от Sb;
- Деница Йорданова, юридически сътрудник от Sb;
- Невелина Петрова, мениджър „Човешки ресурси“ за България от Kalmar.
Те разгледаха както правната рамка, така и практическите въпроси пред работодателите: прозрачност при наемане, критерии за сравнение, информационни права на служителите, репортинг/отчети и вътрешна подготовка.
Най-важното накратко за Директивата за равно заплащане
- Директивата за равно заплащане не означава еднакви заплати за всички. Тя изисква разликите да могат да бъдат обосновани с обективни и неутрални критерии.
- Работодателите ще трябва да разполагат с ясни структури на заплащане, критерии и документация.
- Кандидатите трябва да получават информация за началното възнаграждение или диапазона преди интервюто, а работодателят не следва да пита за предходно заплащане.
- Служителите ще имат право да искат информация за индивидуалното си ниво на заплащане и за средните нива на заплащане с разбивка по пол за категориите работници, които полагат равен труд като тях или труд със стойност, равна на стойността на техния труд.
- Репортинг задълженията няма да се прилага за всички компании, но принципите за прозрачност и обективност засягат всички работодатели.
Защо темата за Директивата за равно заплащане е важна сега
Принципът за равно заплащане на мъжете и жените при равен труд или труд с равна стойност не е нов. Новото е, че Директивата въвежда конкретни механизми, чрез които този принцип трябва да стане практически приложим. Такива като прозрачност, право на информация, отчетност и задължение работодателят да може да обоснове/обясни по обективен и неутрален спрямо пола начин логиката зад разликите в заплащането.
Затова подготовката не е само юридически проект. Тя изисква координация между HR, пейрол, финанси, право и мениджмънт. Компаниите трябва да знаят какви данни имат, как са структурирани позициите им, по какви критерии се определят възнагражденията и как ще комуникират тези правила към служители и кандидати, както и към институциите.
Прозрачност при наемане на служители
Една от най-видимите промени ще бъде в процеса по подбор. Работодателят следва да предоставя на кандидатите информация за началното възнаграждение или диапазона на заплащане за позицията. Директивата допуска това да стане в самата обява или по друг подходящ начин, но информацията трябва да бъде налична преди интервюто.
Съществена промяна е и ограничението работодателят да пита кандидатите за текущо или предходно възнаграждение. Това не означава, че отпада разговорът за очакванията. Възможен подход е компанията да комуникира диапазона и да провери дали той отговаря на очакванията на кандидата.
Обявите за работа следва да бъдат формулирани по неутрален спрямо пола начин — както по отношение на наименованията на длъжностите, така и в цялостния език на комуникацията. Освен това компанията следва да гарантира, че процесите по набиране и подбор на персонал се осъществяват по недискриминационен начин.
Диапазоните на заплащането трябва да стъпват на реална логика
Диапазонът на заплащане не бива да се избира произволно, само за да направи една обява по-атрактивна. Той трябва да бъде свързан с реалната структура на заплащане в компанията: job families, нива, вътрешни правила, критерии за повишение, бонуси, придобивки и перформанс процеси.
Ако външно обявеният диапазон не съответства на вътрешните правила, това може да създаде напрежение както сред кандидатите, така и сред настоящите служители. Затова работодателите трябва първо да подредят вътрешната логика, а след това да я комуникират навън.
Равен труд и труд с равна стойност
Най-предизвикателната част е определянето на групите за сравнение. Равен труд обикновено означава еднакви или сходни функции и задължения. Трудът с равна стойност обаче може да обхваща служители на различни позиции, които изпълняват различни трудови функции, но при които трудът има равна стойност за работодателя.
Директивата посочва четири основни критерия: умения, усилия, отговорности и условия на труд. На практика може да са нужни и допълнителни критерии, например представяне, качество на работа или специфична експертиза. Важно е тези критерии да бъдат обективни, неутрални и документирани.
Заплащането не е само една цифра
В контекста на Директивата за равно заплащане следва да се разглежда като по-широк компенсационен пакет. В него могат да влизат основна заплата, допълнителни възнаграждения, бонуси, придобивки, компенсации и други плащания в пари или в натура.
Това създава практически предизвикателства. Ако две лица имат сходен общ пакет, но различна структура на компонентите, могат да възникнат въпроси защо основната заплата, бонусът или определена придобивка се различават. Същата логика важи и при увеличение на възнаграждението.
Информационни права и конфиденциалност
Служителите ще могат да искат информация за индивидуалното си ниво на заплащане и за средните нива на заплащане за служители, които полагат равен или равностоен труд. Тази информация следва да се предоставя с разбивка по пол, но в рамките на съответната категория служители.
Важно уточнение е, че това не означава публикуване на индивидуални заплати. Работодателят предоставя обобщена информация, а не списък с конкретни възнаграждения. Същевременно клаузите, които ограничават служителите да споделят информация за заплатата си с цел проверка на принципа за равно заплащане, ще трябва да бъдат преразгледани.
Репортинг и данни от Директивата за равно заплащане
Репортинг задълженията ще зависят от размера на работодателя и окончателните национални законови разпоредби. Но дори компаниите, които няма да подават регулярни отчети, трябва да могат да прилагат принципите на Директивата и да отговорят на искания за информация от служители.
Това поставя въпрос пред HR и пейрол системите: къде се съхраняват данните, дали са достатъчно детайлни, дали разграничават основна и брутна заплата, бонуси, клас, придобивки, непълни периоди, болнични, майчинство и други специфики.
Как компаниите да започнат подготовката за Директивата за равно заплащане
- Прегледайте длъжностите, job families, нивата и вътрешните роли.
- Определете кои позиции са сравними и по какви критерии.
- Актуализирайте вътрешните правила за работната заплата и длъжностните характеристики.
- Прегледайте бонуси, придобивки, перформанс процеси и правила за повишение.
- Проверете дали HR и пейрол системите съдържат нужните данни за анализ и репортинг.
- Подгответе ясен процес за отговор на искания от служители и комуникация към екипите.
Практическият пример, споделен от Kalmar по време на уебинара, показва, че подготовката е дълъг процес дори за компании с по-зрели HR и компенсационни структури. Именно затова най-важната препоръка е работодателите да не чакат последния момент. Колкото по-рано започне вътрешният анализ, толкова по-лесно ще бъде да се идентифицират рисковете, да се подредят данните и да се изгради ясна комуникация към служители и кандидати.
Гледайте пълния запис на Sb уебинара „Директива за равнопоставеност в заплащането“, за да чуете всички практическите примери, дискусията между експертите и отговорите на въпросите от аудиторията.
Въпроси и отговори от Sb уебинара: Директива за равнопоставеност в заплащането
Към статията сме подготвили и отделна Q&A секция с въпросите, зададени от участниците по време на уебинара, и отговорите на експертите.
За по-лесно ориентиране въпросите са разделени в 8 тематични секции: от прозрачността при наемане и диапазоните на заплащане до информационните права на служителите, репортинг задълженията, сравняването на труд с равна стойност и практическите стъпки за подготовка на работодателите.
Можете да разгледате пълната Q&A секция, за да намерите конкретни отговори по темите, които са най-релевантни за вашата организация..
Комуникация, приложимост и първи стъпки за работодателите спрямо Директивата за равно заплащане
Работодателят следва ежегодно да информира служителите за правото им да получат писмено информация за индивидуално ниво на заплащане и средните нива на заплащане, разбити по пол, за категориите работници, които полагат равен труд като тях или труд със стойност, равна на стойността на техния труд. Точният момент ще се определи с приемането на Директивата – би следвало да се фиксира до кой момент работодателят ще трябва да предоставя тази информация на служителите си (например до 31 януари всяка година). Колкото до комуникацията към служителите – тя следва да съдържа уведомление за: 1) в какво се изразява правото на служителите, тоест каква информация могат да поискат, както и 2) по какъв начин могат да упражнят правото си (какви стъпки следва да предприемат).
Длъжностните характеристики са един от всички документите, които следва да бъдат ревизирани, когато компаниите започнат да се подготвят за приемането и адаптирането към Директивата. Всяка характеристика следва да отразява реалните задължения, права, изисквания, специфики и особености, характерни за дадена длъжност, но следва да се държи сметка и за кой служител ще се прилага тя. Много често служителите в един отдел, например, имат идентични характеристики, но обективно изпълняват различни трудови функци.
Правилата за работната заплата са задължителен документ за всеки работодател съгласно НАРЕДБА ЗА СТРУКТУРАТА И ОРГАНИЗАЦИЯТА НА РАБОТНАТА ЗАПЛАТА и Кодекса на труда.
Директивата ще обхване абсолютно всички работодатели, независимо от броя на служителите. При компания с 80 служители Директивата също ще се прилага, като за момента нагласите са компании с по-малко от 100 служители да бъдат освободени единствено от задължителната отчетност. Всички останали изисквания на Директивата, обаче, ще се прилагат.
Директивата се прилага за абсолютно всички работодатели без изключение. Единственото облекчение, което се предвижда, е по отношение на задължението за отчетност – компаниите с по-малко от 100 служители са освободени от задължителния репортинг, но всички останали изисквания ще се прилагат.
Тук се визира задължението ежегодно служителите да бъдат информирани за правото им да изискват информация за индивидуално или средно ниво на заплащане, както и за начините, по които могат да го упражнят. Директивата не дава отговор на този въпрос, нито фиксира в какъв срок ежегодно следва да се изпълнява това задължение. В Проекта на Закон за изменение и допълнение на Закона за защита от дискриминация се предвижда “Всяка календарна година до 31 януари”.
Директивата изисква от работодателите да имат така наречените “структури на заплащане”. Най-общо това са системите/правилата на заплащане, в които ясно е описано, формулирано и определено как, при какви условия и обстоятелства се изплащат различните елементи на възнаграждението. Следва да става ясно как се определя трудовото възнаграждение за всяка една длъжност, какви са диапазоните на възнаграждението, как става заплащането при различните длъжностни нива (например при младши и старши специалист), при какви условия се изплащат всички допълнителни компоненти, какви са критериите за увеличение на възнаграждението и т.н. Например, заплащането за положен извънреден или нощен труд се дължи по силата на закона, но на какво основание работодателят би изплатил бонус? На какви критерии следва да отговаря един служител, какви цели следва да изпълни и като цяло какви условия следва да са налице, за да бъде изплатен бонус? На всичките тези въпроси следва да можем да си отговорим, когато се запознаем с правилата на заплащане. Изготвянето или оптимизирането на системите на заплащане е едно от най-ключовите задължения за работодателите, което до голяма степен предпоставя и обуславя изпълнението на голяма част от останалите задължения и изисквания на Директивата.
Да, работодателят следва да разполага с ясно разписани и документирани критерии за определяне на възнагражденията и като цяло със структури на запплащане.Тези критерии трябва да бъдат обективни и неутрални спрямо пола.Работодателите следва да осигурят лесен достъп на своите служители конкретно до критерии за определяне на заплащането, нивата на заплащане и увеличението на заплащането.
Подбор, обяви за работа и диапазони на заплащане
Не е задължително диапазонът да бъде посочен писмено, но е силно препоръчително, тъй като работодателят ще има механизъм, с който да докаже, че е изпълнил задължението си да предостави тази информация.
Работодателите няма да имат право да изискват информация от кандидатите относно възнаграждението им при текущ или предходен работодател. Това обаче не изключва възможността да се попита за очаквано възнаграждение.
Изискването е да не се питат кандидатите за текущото им или предходното им заплащане, но няма пречка или забрана да ги попитаме какви са очакванията им относно възнаграждението.
Директивата не дава такава конкретика, но в Проектозакона за изменение и допълнение на Закона за защита от дискриминация се сочи основна заплата.
Директивата не определя максимална ширина на диапазона, който следва да бъде посочен в хода на процеса по наемане. Въпреки това посоченият диапазон следва да отразява реално предвиденото възнаграждение за позицията и да бъде достатъчно конкретен, за да изпълни целта на прозрачността.
Работодателят няма достъп до тази информация и не може да заяви самостоятелно такава справка от Регистъра на заетостта, единствено служителят може да заяви подобна справка, като същият посочва точно каква информация желая да се включи. Ако служителят посочи, че желае да се включи и трудовото възнаграждение, то това не е информация, която работодателят е изискал от служителя, а по-скоро лично решение на служителя.
Началното възнаграждение или неговият диапазон могат да не се посочват в обявата за работа, а по друг начин, стига това да се случи преди интервюто за работа (не по време), за да се гарантира прозрачност при преговорите. Например: ако работодателят отсее 10 кандидата, които желае да интервюира, може в писмен вид да ги покани в даден ден и час на интервю и едновременно с това да им предостави информация за стартовото възнаграждение или неговия диапазон.
Равен труд, труд с равна стойност и критерии за сравнение спрямо Директивата за равно заплащане
Сравнението между служители на различни длъжности (не само мениджъри) следва да се извършва въз основа на обективни и неутрални спрямо пола критерии, като Директивата посочва четири критерия: умения, усилия, отговорност и условия на труд. Възможно е работодателят да определи и други релевантни критерии като: натовареност, сложност на задачите, представяне и др. Прилагането на критериите има за цел да се сравни стойността на труда (защото очевидно трудовите функции са различни) и да установи кои служители полагат равностоен труд и съответно следва бъдат равностойно заплатени.
Стойността на труда се определя на база критериите, които Директивата е определила – умения, усилия, условия на труд и отговорност. Работодателят може да определи и други подходящи критерии, стига те също да са обективни и справедливи.
Длъжностите и кодовете според Националната класификация на професиите и длъжностите могат да бъдат единствено ориентир и отправна точка. Групирането в Job families не може да се извършва единствено на база позиция и код според Националната класификация на професиите и длъжностите. Възможно е да имаме служители с една и съща позиция и код, които изпълняват абсолютно различни трудови функции.
Възнаграждението, всички негови компоненти, както и нивата на заплащане следва да бъдат ясно дефинирани в т. нар. “структури на заплащане”. В тях работодателят посочва какви критерии използва при формиране на възнаграждението за различните позиции, като служителите имат право да достъпват тези критерии.
Допустимата разлика в заплащането между служители, полагащи равен или равностоен труд, е под 5%. При разлика равна или по-голяма от 5%, същата следва да бъде обоснована по обективен начин или да бъде коригирана.
Да, критерият “умения” може да включва наличието на образование и/или квалификация.
Равен труд полагат служители, които имат еднакви или много сходни трудови функции. Труд с равна стойност (равностоен труд) полагат служители, които имат различни трудови функции (например счетоводител и градинар), но стойността на техния труд е еднакво значима за работодателя. А как ще измерим стойността на труда? – като приложим обективни и неутрални спрямо пола критерии, които ни позволяват да сравняваме служители, които изпълняват съвсем различна дейност.
Работодателят може да включи всички критерии, които смята за приложими и релевантни спрямо конкретната компания и бизнес. Важното е те да са обективни, справедливи и неутрални, а не субективни. Оценката на прекия ръководител/мениджър също следва да се стъпва на обективна основа, да има опорни точки, въз основа на които се формира тази оценка. Ако тази оценка няма параметри, по които се формира, съществува риск да наруши изискването за обективност.
Равният труд / еднаквата работа следва да се преценява комплексно, а не само въз основа на длъжностна характеристика или код по НКПД. Кодът по НКПД може да служи като отправна точка, но решаващи са реално изпълняваните трудови функции, отговорности, сложност и степен на самостоятелност. Възможно е служители с един и същ код по НКПД да извършват различна по съдържание работа. Например: счетоводител, който основно осчетоводява фактури, и счетоводител, който участва в ревизии и проверки, подготвя становища и носи по-широка отговорност.
Локации, flat структури и специфични вътрешни модели
Напълно възможно е служители, които работят в различни региони на страната да получават различно възнаграждение стига да има обективни причини за това. Със сигурност обаче, фактори като локация, например, не могат да бъдат достатъчно основателна причина за тази разлика. По-скоро следва да се разгледат фактори като: обем на работа, условия на работа, отговорност и др. Например: хранителен магазин в град София (в по-централен район) може да има доста по-голям поток от клиенти на дневна база, отколкото хранителен магазин в по-малко населено място. Обективно погледнато, натоварването и обемът на работа са по-големи при магазина в град София.
Независимо от структурата на компанията, е важно да има подробни, ясни, реално приложими и ефективни системи (структури) на заплащане, където са определени правилата/критериите, по които се формулират и изплащат всички елементи на възнаграждението. Създаването на повече длъжности не гарантира спазване на принципа за равнопоставеност, тъй като равно заплащане се дължи не само за равен труд, но и за равностоен труд – труд на служители, които изпълняват различни трудови функции, но стойността на труда им е с равна стойност за работодателя.
Да, ще я засегне.
Допускам, че тук се визира репортингът – ако в България дружеството има по-малко от 100 служители, по всяка вероятност задължението за отчетност няма да се прилага. Всички останали задължения и изисквания на Директивата ще се прилага и за компаниите с по-малко от 100 служители.
Докладът се прави на ниво компания, Директивата не обособява локация/обект като самостоятелен компонент/графа.
Може ли служител да поиска информация за средно заплащане на колеги от същия отдел, но от друг град?
Информация за средно ниво на заплащане се предоставя за съоветната категория служители, към които попада лицето, отправило запитването. Тоест, зависи как работодателят е определил категориите служители в компанията. Ако в дадена категория работодателят е преценил, че попадат служители от различни градове, би следвало да може да се изисква информация за съответната категория, независимо от локацията.
Компоненти на заплащането, клас, бонуси и придобивки на база Директивата за равно заплащане
Всички разлики във възнаграждението следва да може да се обосноват обективно и неутрално, в противен случай това ще се отрази и види в отчетните доклади, които се подават към институциите. Тоест, ако при основните заплати се получава разлика и по-опитните специалисти получават по-ниско възнаграждение, това трябва да може да се обоснове по обективен начин. Още повече, че Кодексът на труда изисква възнагражденията да се определят като основни, а не като брутни.
Понятието “заплащане” за Директивата е многокомпонентно и доста обширно. Под заплащане следва да се разбира както самото възнаграждение, така и всички допълнителни плащания – в пари или в натура.
Да, това е сравнително ясен компонент на възнаграждението, който се дължи по силата на закона.
Предвижда се репортингът да включва и двете стойности като отделни компоненти – както разликите в заплащането (разлики в средните нива на заплащане), така и медианните разлики в заплащането.
„Квартилен сегмент от гледна точка на заплащането“ означава всяка от четирите равни групи, в които служителите са разпределени според нивата им на заплащане – от най-ниското до най-високото. На по-достъпен език – квартилен сегмент означава група. Работодателят обособява служителите в 4 групи с оглед възнаграждението – тоест, в първа група са служителите с най-нисък диапазон на възнаграждението (например, между 1000 и 1500 евро), а в последната четвърта група – с най-висок (например, между 2500 – 3000 евро).
Информационни права, GDPR и конфиденциалност
Прилагането на изискванията на Директивата не изключва задължението обработването на лични данни да се извършва в съответствие с GDPR / Регламент (ЕС) 2016/679. Очакваме при транспонирането на Директивата да се предвиди конкретен механизъм, по който работодателите да могат да реагират в ситуации, в които съществува риск от разкриване лични данни (в това число индивидуалния размер на трудовото възнаграждение на един или няколко служители).
Директивата обичайно говори за “разумен срок”, като при някои задължения той е фиксиран, а при други не е. Например: при отправено искане от служител за предоставяне на писмена информация за индивидуално или средно ниво на заплащане, срокът за работодателя е 2 месеца.
Да.
Репортинг, доклади, персонал и данни
Репортингът ще се извършва към институциите, на които ще се възложат тези функции (по всяка вероятност това ще е Комисията за защита от дискриминация).
Информацията за средно ниво на заплащане се предоставя по отношение на съответната категория служители, към която спада служителят, отправил запитването. Тоест, работодателят следва да прецени към коя категория попада служителят, от когото изхожда искането за информация, и да предостави данни за средното ниво на заплащане за конкретната категория служители.
Репортингът по-скоро ще се осъществява на национално ниво.
Отчетите ще съдържат установените компоненти. До обосновка ще стигне, ако резултатите на тези отчети покажат, че е налице разлика най-малко 5% или по-голяма.
Разлики над 5%, корекции, искове и санкции спрямо Директивата за равно заплащане
При наличие на разлики в заплащането, които са най-малко 5% или повече и не обективно обосновани, работодателят следва да предприеме коригиращи действия.
Директивата предвижда възможност за изплащане на обезщетения към служители, спрямо които е нарушен принципът за равно заплащане, като не би следвало да има максимален размер на такива компенсации. Освен това се предвиждат и санкции за работодателите, които могат да включват глоби, основаващи се на брутния годишен оборот или от общия размер на средствата за заплати.
Ако бъдат установени разлики от най-малко 5% или повече, работодателят има две опции – или да ги обясни и обоснове по обективен начин, или да ги коригира. Директивата предвижда, че срокът за корекции е 6 месеца, след което се преминава към съвместна оценка с представителите на служителите.
Текстът е информационен и не представлява правен съвет. За допълнителни въпроси и питания по Директивата, можете да се свържете с нас!
